Det ledere ofte misforstår om misforståelser

Som medarbeider er det nok flere som kan skrive under på at det til tider kan være uklart hva som forventes av deg på arbeidsplassen. Som leder sitter man kanskje med en følelse av at man har vært tydelig i kommunikasjonen, men at medarbeider likevel ikke leverer som ønsket. Det kan selvsagt være flere grunner til dette, men ofte ser vi at ledere sitter med et annet bilde i hodet enn det hen klarer å kommunisere eller det medarbeider oppfatter. Det å ta en forventningsavklarende samtale, blir da helt nødvendig.

I løpet av våre 20 år som organisasjons- og ledelseskonsulenter har det blitt tydelig at avklaring av forventninger er noe flere synes er vanskelig i Norge. En konsekvens av dette kan være alt fra tap i prosjekter til utbrenthet. Medarbeidere kan også finne på å overlevere fordi en er uklar i hva som er godt nok i forhold til de rammebetingelsene som er til stede. Som konsekvens svekkes den indre motivasjonen, og mål som kunne blitt oppnådd blir plutselig vanskeligere å nå. Det er nemlig ofte slik at forventninger først blir synliggjort når de ikke innfris eller har blitt brutt.

Hvordan gjennomfører man en forventningsstyrende samtale? 
I de fleste tilfeller pleier vi å si at det er mer presist å snakke om en forventningsdialog enn forventningsstyring. I denne typen dialog er det altså avgjørende at du som leder er så tydelig som mulig i kommunikasjonen av rammebetingelser og forventinger. Dernest bør dine forventninger til medarbeideren kalibreres opp mot vedkommendes forutsetninger slik at du tar hensyn til vedkommendes kapasitet, tid og kompetanse. Ved å justere forventninger opp mot forutsetninger kan du som leder i større grad sikre både motivasjon og prestasjon hos dine medarbeidere. 

Vellykkede forventningsdialoger skaper gjensidig tillit og åpner opp for læring og utvikling. I det lange løp kan de også bidra til å forebygge resignasjon, utbrenthet, uenighet og dobbeltarbeid.

Så hvorfor er vi ikke alltid så tydelige på hva vi forventer av andre?
1) Vi tror at det bilde vi har i hodet av hva som bør forventes i en situasjon er identisk med det bilde den andre sitter med

2) Vår kultur er ekstremt egalitær og vi kvier oss for å ‘heve oss over andre’ og være tydelige på hva vi forventer. ‘Du skal ikke komme her og komme her’

3) Vi har ikke tid til å bli tydelige på hva vi forventer

Men når bør man gjennomføre en forventningsstyrende samtale?
Det finnes ingen regler for når denne samtalen må tas. Opplever du at noe kan ha blitt litt uklart, er det hensiktsmessig å ta samtalen så fort som mulig. Men det finnes likevel noen veldig naturlige arenaer. Dette kan være i et rekrutteringsintervju, onboarding av nye medarbeidere, medarbeidersamtaler, oppstartsmøter i forbindelse av nytt prosjekt eller om du vil gjøre det som en måte å styrke samhandling og verdiskapning på tvers av ‘siloene’
(Vi har utviklet en metodikk vi kaller ‘speed-expectation-dialog’ du kan lære på Klokt ledertreningsprogrammet).

Alt i alt kan det oppsummeres i…

På Klokt lederutviklingsprogram gir vi deg rammebetingelsene for å bli trygg i å ta den forventingsstyrende samtalen, blant annet ved å trene på ulike relevante scenarioer. Les mer om samtalen og meld deg på her.